ОБУЧАЮЩАЯ СИСТЕМА ДЛЯ СТАРТАПОВ
PRE-LAUNCH

Искусство делового письма

Искусство делового письма Саша Карепина :

1. Польза, вперед!

«Зачем мне это?» — спрашивает читатель, открывая ваше письмо. Заложите выгоду читателя в тему письма, в первые строки, в начало каждого абзаца. Не начинайте историю «от царя Гороха» или о том, какие вы молодцы. И тем более — не начинайте письмо с проблемы или претензии. Начните с выгоды.

2. Древовидная структура

Структурируйте письмо так, чтобы для понимания сути достаточно было прочитать первые два абзаца. Начните с главной мысли (в которой, само собой, будет выгода читателю). Подкрепите главную мысль основными аргументами в первом же абзаце. Не вдавайтесь в детали, дайте главное. Если после этого потребуются объяснения — давайте их в последующих абзацах.

3. Пишите по-человечески и для людей

Есть простые слова, которые выдают в вас человека, а не робота-убийцу из будущего. Это:

— эмоциональные выражения («стремительный», «перелом»),

— оценки («великолепный», «катастрофический»),

— личные формы глаголов («делаю» вместо «делается»),

— простые слова («объяснять» вместо «интерпретировать»),

— короткие простые предложения,

— упоминание чувств («меня очень расстроило, что…»).

Используйте эти слова и приемы, если вы пишете по-человечески и для людей. Даже в самой сложной ситуации человеческое отношение творит чудеса.

4. Красивый отказ

Саша Карепина дает элегантный алгоритм отказа:

— Показать, что читали письмо с просьбой. Доказываем: говорим о деталях письма: «Я прочитал ваше письмо с просьбой выделить 10 миллионов на строительство детского сада».

— Проявляем понимание и искренне сочувствуем.

— Ссылаемся на обстоятельства, из-за которых мы не можем помочь.

— Хвалим просителя.

— Помогаем сохранить лицо: дайте человеку понять, что ваша помощь не так-то и хороша.

— Предлагаем альтернативу и оставляем дверь открытой: в чем вы бы могли помочь и в каком случае к вам обратиться.

5. Изящная претензия

Строится по схеме отказа, с некоторыми особенностями:

— Критикуем не человека, а действия или всю компанию. Избегаем личных атак. Получатель не должен воспринять претензию лично.

— Проявляем сочувствие, помогаем сохранить лицо.

— Обосновываем требования, которые теперь предъявляем. Объясняем, почему именно так и именно в такие сроки.

— Вместе ищем выход.

— Надеемся на лучшее.



СЛЕДУЮЩИЙ СОВЕТ